ЧТО ПРОИЗОЙДЕТ С ТВОИМ БИЗНЕСОМ, ЕСЛИ ТЫ РЕШИШЬ ОТДОХНУТЬ

В определенный момент бизнес перестает быть просто источником заработка и становится неотъемлемой и важной частью жизни. Для некоторых людей их дело становится практически ребенком, с которого они сдувают пылинки и оберегают в буквальном смысле от всего. По этой же причине некоторые предприниматели не решаются оставлять свой бизнес даже на короткое время, из-за чего у них по несколько лет может не быть полноценного отпуска. Совместно с ребятами из it-студии CubeCamp мы рассмотрим все проблемы, которые могли бы произойти с бизнесом в твое отсутствие. Более того, мы расскажем, как их предотвратить, чтобы заслуженный отпуск не обернулся фиаско для твоего дела.

Выбор и покупка активов

Эта тема особенно важна для компаний, занимающихся регулярными поставками. Только представь: у них десятки или сотни клиентов, которые подают заявки на закупку и доставку товаров или материалов ежедневно. Если что-то пойдет не так, то заказчик может остаться с пустыми руками. Это повлечет для него убытки, в которых будут виноваты твои сотрудники. Повезет, если после такого он вообще продолжит работать с вами. Более того, при возникновении подобной проблемы в отсутствие руководителя сотрудники не смогут быстро принять решение и соответствующие меры. Поэтому важно, чтобы работа с ведением клиентских баз была максимально четкой и отлаженной.

Помочь в этом могут специально разработанные системы, которые автоматизируют все направления взаимодействий с действующими и потенциальными клиентами. Мы говорим про CRM, которая представлена на рынке большим количеством универсальных готовых решений вроде «Битрикс24», «amoCRM» и так далее. Однако именно универсальность не позволяет полностью адаптировать их для работы в некоторых направлениях. Альтернативой, решающей эту проблему, может стать разработка индивидуальных систем под конкретную сферу деятельности. Так бизнес не только сможет без проблем собирать заявки, отправлять рассылки, уточнять интересующие вопросы, но и сократит количество «ручной работы». Все будет упорядочено, так как информация циркулирует между всеми задействованными отделами в одном месте.

ПРОБЛЕМЫ С БУХГАЛТЕРИЕЙ И ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТЬЮ

Неточности в цифрах могут привести к большим неприятностям. Сюда можно отнести ошибки в расчетной документации, подсчетах доходов и издержек, составлении смет и утверждении бюджетов. При этом, некоторые из них могут стать причиной для более чуткого надзора налоговой службы, что принесет определенные трудности всему бизнесу и может поставить его существование под вопрос. Прибавь к этому то, что неточности и ошибки не позволят извлекать максимальную выгоду и поймешь, почему порядок в бухгалтерии — один из важнейших аспектов работы любой преуспевающей компании.

Если ты боишься оставить бухгалтерию без должного надзора, тебе необходимо перевести ее в цифру. Во-первых, это позволит контролировать ее дистанционно, ведь все необходимые данные уже выгружены в единую систему. Во-вторых, это минимизирует количество ошибок, сопряженных с человеческим фактором. Подсчет и сверка ведется в одном месте, а прописанные специалистами алгоритмы позволят сделать все проводимые операции понятными даже человеку без специального образования.

ПРОБЛЕМЫ С ПЛАНИРОВАНИЕМ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ ЗАДАЧ

Многие предприниматели и директора думают, что без их непосредственного участия весь рабочий процесс пойдет наперекосяк. Отчасти это суждение справедливо, но мы копнем дальше и зададимся вопросом: а почему так? Единственное здравое объяснение, которое приходит на ум, — не отлаженный до конца рабочий процесс. Если бы все было четко систематизировано и структурировано, сотрудники бы не путались и могли бы распределить все задачи между собой. Более того, правильно подобранные инструменты позволят контролировать процесс выполнения задач. С их помощью можно в несколько раз увеличить продуктивность, так как с хорошей системой один человек сможет легко контролировать работу сразу 50 сотрудников. Если же контролировать «лично», без использования технологий, то всего на 5-10 сотрудников потребуется отдельный менеджер.

Чтобы добиться положительного результата, тебе необходимо сперва самому разобраться во всех внутренних рабочих процессах, отладить их последовательность и схему распределения задач. Помочь в этом может автоматизация операций, которая упростит понимание общей структуры работы твоими сотрудникам. Она сэкономит время и силы на каждом отдельном этапе работы. При этом нужно учесть, что не все готовые сервисы и решения универсальны для каждого вида деятельности, так как не могут учитывать специфику некоторых компаний. Решить эту проблему можно, обратившись в IT-компании, занимающиеся разработкой систем автоматизации и планирования.

Яркий пример — компания CubeCamp , которая проводит глубокий аудит бизнес-процессов и выстраивает четкую последовательность всех этапов работы, после чего создает систему для их решений. Их портфолио служит наглядным показателем того, как подобные меры могут упростить и улучшить весь рабочий процесс. Для примера возьмем проект по созданию системы управления записями для латвийского барбершопа «Wood Religion». Тщательное изучение структуры бизнеса позволило специалистам сделать некоторые операции фоновыми и не требующими участия персонала. Конечная система совмещала в себе CRM и управление складом, отчетностью и записью. После ее внедрения сотрудникам больше не нужно было каждый раз вручную проверять свободные окна барберов или наличие косметических средств на складе: все отображалось в реальном времени в едином интерфейсе.

ПРОБЛЕМЫ С АНАЛИТИКОЙ

В некоторых компаниях даже личное присутствие владельца не решает этот вопрос. Бизнес просто плывет по течению, из-за чего сложно прогнозировать темпы роста, скачки потребительской активности, издержки и многие другие показатели, без которых не будет целостного понимания о стратегии роста. В отсутствие главного руководящего лица аналитика и остается без должного внимания, ведь каждый сотрудник фокусируется на выполнении своих обязанностей. Если в компании нет отдельного бизнес-аналитика, то работа с данными и показателями окончательно уходит на второй план, что просто гарантирует нестабильность всей организации и невозможность выхода ее на новый уровень.

Самой простой мерой, которая приходит на ум, является наем того самого бизнес-аналитика. Однако, если разобраться в его обязанностях, окажется, что в целом его работа довольно шаблонна и заключается в изучении и сопоставлении определенного списка показателей. Возникает вопрос: а нельзя ли самостоятельно выявить все нужные статистические данные и на их основе получать понятную и четкую аналитику? Можно. Для этого необходимо определить ключевые показатели эффективности, издержек, затрат, прибыли, заказов — и собрать их в одном месте. Можно даже визуализировать их в виде инфографики, чтобы упросить восприятие и добавить возможность сопоставления с разными периодами.

Это позволит легко сравнить, насколько больше или меньше было заработано за первый и последний месяц квартала, насколько возросли издержки и по каким статьям расходов, какие отдельные этапы выполнения работы требуют модернизации. Даже больше: руководство сможет понять, где компания теряет деньги, и установить прямые взаимосвязи. Например, спад покупательской способности или снижение эффективности труда, сколько бракованной продукции было изготовлено, почему происходит отток клиентов и уменьшился размер среднего чека. Без учета и анализа всех этих данных бизнес не может раскрыть весь свой потенциал и, следовательно, зарабатывать больше. При наличии удобной аналитической платформы, приспособленной для конкретной компании, предприниматель сможет отслеживать изменения и получать аналитику в реальном времени, а на этой основе предпринимать необходимые меры. Даже если в этот момент он лежит где-нибудь на пляже и попивает «Маргариту».

ПРОБЛЕМЫ С ЗАКУПКАМИ, ПОСТАВКАМИ И УПРАВЛЕНИЕМ СКЛАДАМИ

Особенно актуально это для продовольственного и ресторанного бизнеса. Одна ошибка в составлении заявки — и клиенты могут остаться без желаемых позиций. Помимо этого, нужно учитывать срок годности продуктов и периодичность поставок: заказал слишком мало — не хватит, слишком много — испортится. Любой сценарий принесет убытки, а в некоторых случая и репутационные потери. На этих двух примерах актуальность складского учета не заканчивается — он также важен в реселлинге, дистрибуции, оптовых продажах. Особенно важно это, если поставщиками являются зарубежные компании и бренды, продукция которых доставляется длительное время.

Несмотря на количество и последствия этих трудностей, цифровизация может очень легко решить их. Так, например, создание единой базы устранит необходимость ручного поиска конкретных товаров на складе. Достаточно отсканиваровать или вбить количество пришедшего товара в базу — и уже через нее отслеживать количество и остаток. Более того, можно установить рубеж наличия, который будет уведомлять работников о том, что определенные позиции скоро закончатся. Можно пойти еще дальше и настроить автоматическую отправку заявки в таких случаях. Также можно внести срок годности продукции, чтобы уведомления предупреждали об этом раньше, чем товар станет неликвидным. Отсюда же можно выделить релевантность и спрос на определенные позиции — и на их основе пересмотреть весь ассортимент, исключив товары, пользующиеся низким спросом. В вопросе поставок система поможет отслеживать, какой товар и в каком количестве привезли, быстро реагировать, если привезли не то или если поставщики не укладываются в назначенный срок.

ПРОБЛЕМЫ С РАСЧЕТОМ СТОИМОСТИ ТОВАРОВ И УСЛУГ

Представим компанию, занимающуюся строительством загородных домов. Часто при обращении к ним требуется немало времени, чтобы получить смету на все предстоящие работы. Упирается все в согласование нюансов заказа с проектировщиками и начальством, так как некоторые объекты имеют свои особенности, влияющие на формирование затрат. Например, географическая удаленность от основной территории выполнения заказов. Это накладывает дополнительные сложности в доставке материалов, спецтехники и строителей. В отсутствие директора, который сможет оценить ситуацию и принять решение по расчету стоимости заказа, вопрос остается подвешенным, что вынуждает потенциальных клиентов искать альтернативу. Соответственно, без оперативного решения и подписания всех необходимых документов сделка может не состояться — и компания лишится прибыли.

Решить данную проблему можно с помощью введения определенных скриптов. Так, например, можно заранее рассчитать стоимость типовых построек из каталога компании с настройкой различных переменных: материалов, толщины стен, количества этажей, наличия нулевого этажа и так далее. Можно пойти еще дальше: реализовать это в виде онлайн-калькулятора прямо на сайте. Так, потенциальный клиент сможет не просто выбрать готовое решение, но и «поиграть» с его настройками. Он сам соберет подходящий для себя вариант, как конструктор, и сможет оценивать изменения стоимости. Более того, можно ввести несколько форм опроса, содержащие нюансы строительства: геоположение, тип почвы, необходимость декоративных и отделочных работ и многое другое, что в конечном счете повлияет на стоимость.

Это положительно отразится на самой компании, ведь сотрудники будут иметь четкое представление о ценообразующих факторах. Тщательно прописанные скрипты разложат все нюансы по своим местам, и не придется говорить что-то вроде: «Извините, мне нужно уточнить этот момент».

ПРОБЛЕМЫ С ЛОГИСТИКОЙ И НАВИГАЦИЕЙ

Бизнес, связанный с доставкой, производством, транспортировкой или частными перевозками, должен обладать хорошо развитой логистикой. Ее основная задача — оптимизация всех маршрутов и максимальная экономия средств без потери качества. Отсутствие ее в перечисленных сферах может привести к росту издержек и снизить общую эффективность. Не всегда за ее разработку и выстраивание отвечает руководитель, но, как и в любом направлении деятельности компании, все вопросы адресуются именно ему. Если же он по каким-либо причинам будет отсутствовать на рабочем месте (отпуск, болезнь или другие форс-мажоры), то решать спорные ситуации и оптимизировать схемы перевозок придется персоналу, а это уже сопряжено с рядом ошибок, которые рядовой сотрудник может допустить из-за недостаточной компетентности. К тому же непродуманная логистическая система влияет на ценообразование услуг, что может привести к ценам на перевозки выше рыночных или вынудить работать в минус.

Отличным примером, как цифровая трансформация внутренних процессов может решить проблему с логистикой, является кейс Optimistic, реализованный компанией CubeCamp. Он представляет собой систему планирования и оптимизации маршрутов доставки, в основе которых лежат комбинирование технологий Java, ExtJS, PostGIS и Cordova. Благодаря четко прописанному искусственному интеллекту Optimistic автоматически подбирает оптимальные маршруты для тысяч поставок сотнями транспортных средств, соблюдая при этом временные и другие ограничения. Проще говоря, необходимо просто добавить в систему новый адрес, а она, в свою очередь, проанализирует маршруты всех операторов и подберет самого оптимального, которому будет «по пути». Так снижаются риски просрочить доставку или переплатить за огромный крюк с одного конца города на другой.

CubeCamp — многопрофильная компания, оказывающая услуги в IT-сфере по таким направлениям, как проверка безопасности, в том числе банковских и финансовых систем с высокой степенью защиты, разработка гибридных мобильных приложений, систем управления бизнесом, а также бизнес-анализ и технический аудит кода, инфраструктуры и системной архитектуры. Таким образом, CubeCamp выходит за рамки типичной компании, исправляющей технические ошибки, а оказывает комплексные услуги по эффективной цифровизации бизнеса. Соответственно, все разработанные ими решения — это не типовой шаблон, а уникальный проект, в основе которого лежат особенности и цели каждого отдельного заказчика.

Для всех заинтересованных в этой теме есть отличная новость. Ребята из CubeCamp запускают серию бесплатных вебинаров, где расскажут о своём опыте внедрения и разработки систем для автоматизации процессов компании, а также ответят на все возникшие вопросы. Для участия в вебинаре необходимо лишь зарегистрироваться, пройдя по ссылке ниже.